Mégis fontos az elővigyázatosság, amit egy amerikai példa jól alátámaszt: az egyesült államokbeli Massachusetts államban a megbetegedések első hullámában 138 koronavírus-eset fordult elő, amiben nagy szerepe volt egy rendezvénynek. Úgy tűnik, hogy 104 eset a Biogen biotechnológiai vállalat február végén tartott találkozójának volt az eredménye.

Mivel lehet akkor jobbá tenni a digitális közvetítést? Szerezzünk egy jó házigazdát, profi stúdióban rögzítsük a műsort, és olyan helyen tegyük közzé, mint például a Facebook, a YouTube vagy a Twitter, ahol amúgy is sokan vannak regisztrálva. Ezeken a csatornákon az élő adások alatt a nézőknek, hallgatóknak lehetőségük nyílik beszélgetni, és kommentálhatják a látottakat. Több reklámügynökség is megjelentetett már cikket arról, hogy mi kell egy jó virtuális eseményhez – érdemes körülnézni az interneten. Az Endless Events egy teljes videóadást szentelt a kérdésnek, melyben új megvilágításba helyezik a digitális rendezvényeket.

Az MPI (Meeting Professionals International) a világ legnagyobb rendezvényipari szervezete. 1972-es alapítása óta 60 ezer tagra tett szert 75 különböző országból. Mivel a szövetség hatalmas, és egyik fő tevékenysége a rendezvényszervezéssel és eseményekkel kapcsolatos oktatás, elkerülhetetlen volt, hogy lassan, de biztosan nyissanak a digitális rendezvények irányába.

A 2010-es évek elején elhatározták, hogy havonta egy rendezvényt digitális formában tartanak meg az MPI Academy keretein belül. Mivel tagjaik távol élnek egymástól, a személyes találkozókon és eseményeken átlagosan mindössze 40 százalékuk volt jelen, így a cél az lett, hogy ezt a mennyiséget bővítsék. Több online találkozó után észrevették, hogy a résztvevők száma egyre nő.

Az MPI Academy tagjainak száma 18 ezer, akik számára lehetetlenség lett volna havi egynél több, mindenkit egyformán érdeklő eseményt megrendezni, ezért a szövetség létrehozta az MPI Communitiest, ami szakáganként tömöríti egybe a tagokat. 2020-ban ezek a csoportok már heti egy webes szemináriumot vagy élő csúcstalálkozót tartanak, amelyek mind személyreszabott tartalmakkal várják az érdeklődőket.

Ahhoz, hogy ezt a magas eseményszámot fenntarthassák, egy évre előre megtervezik, hogy melyik rendezvény pontosan mikor lesz, és miről fog szólni. Bár az előadókat fél évnél korábban nem érdemes felkérni – a beláthatatlanul hosszú idő miatt ugyanis nagyobb az esély arra, hogy visszalépnek –, a témák kidolgozása már jóval a kiválasztás előtt megtörténik.

Az MPI Academy igazgatója által az Endless Eventsnek elmondottak alapján egy esemény felépítésére előadónként legalább két órát szánnak, ami magában foglalja a levelezéseket, a megegyezést azzal kapcsolatban, hogy hogyan zajlik majd a szekcióvezetés, illetve a beküldött prezentációvázlatok átnézését. Ez a fázis egy fizikai eseménynél sokkal több időt vesz igénybe, hiszen ott gondolni kell a helyszín kiválasztására a helyszínbejárással együtt, az audiovizuális eszközökre, a cateringre, szállásra és egyéb olyan tényezőkre, amelyekről a virtuális események esetében szó sem esik.

A két év tapasztalata alapján az MPI munkatársai arra a következtetésre jutottak, hogy a fontosabb rendezvényeket megéri fizetőssé tenni. A drágább, oklevelet nyújtó kurzusokra és csúcstalálkozókra sokan regisztrálnak, és néhány kivétellel mindenki „meg is jelenik” rajtuk. Sok ingyenes webes szeminárium és egyéb esemény is van azonban,ezekre a regisztrált tagok általában csak nagyon kis százalékban csatlakoznak rá: 400 emberből általában 2–25 fő.

Az oktatás megszervezésénél fontos szempont volt az, hogy oklevelet is képes legyen kiállítani a szövetség a kurzusok sikeres elvégzését követően. Ez valódi értéket biztosít a résztvevők számára, amit nehéz lenne máshogy megszerezni, így nagyobb bevételre tudnak szert tenni a szervezők.

Mindez azért jó üzlet, mert a kivitelezés maga nagyon olcsó. Az oktatóvideók gyakorlatilag csak az oktatók idejébe kerülnek, más költség nincs. A csúcstalálkozók és élő események szervezése sem igényel semmilyen speciális eszközt vagy különösebb kiadást. Amint a témát fixálták, az MPI-nál dolgozók felveszik a kapcsolatot az előadókkal, akikkel kitöltetnek egy űrlapot, mely tartalmazza az előadó bemutatkozását, fényképét, a téma leírását. Miután ez visszakerül a szervezőkhöz, az információk megjelennek a weboldalon, a lebonyolításért felelős szakember pedig két héttel a rendezvény előtt beütemez egy meghallgatást az összes előadóval. Ilyenkor tesztelik a hangot, megbeszélik, hogyan nézzen ki a háttér, szükség van-e még esetleg valamilyen további eszközre.

Fontos, hogy az előadók számára a virtuális előadás többnyire új helyzetet jelent, ami miatt feszültté válhatnak. Ilyenkor a néző számára furcsának ható mozdulatokat produkálnak, sok töltelékszót használnak, és gyakran nyúlnak a hajukhoz. Nehéz ugyanis megszokni, hogy előadás közben folyamatosan látják magukat a képernyőn. Ezek azonban természetes reakciók, amiket a meghallgatások alkalmával megbeszélhetnek a szervezőkkel, és lehetőségük adódik a hibák javítására. Mindennel együtt a meghallgatások nagy része egy óra alatt lezajlik.

A virtuális eseményeknél kihívást jelent, hogy az előadók körülbelül 10 százaléka rendelkezik csupán megfelelő mikrofonnal a zavartalan felvételhez. Ez problémát okozhat nemcsak a megértésben, hanem a tartalom megfelelő átadásában is, még akkor is, ha a szavak tisztán kivehetők. Ha valaki arra figyel, hogy az előadó mikrofonja zúg, recseg, akkor könnyen kizökken, és hamar otthagyja az előadást vagy a kurzust. A lényeg a kompromisszum: nem érdemes tökéletességre törekedni, a fontos az, hogy a felvétel tiszta és érthető legyen, a tartalom értékes és érdekes, a prezentáció pedig jól olvasható.

Dilemmát vet fel az is, hogy a virtuális eseményeknél az élő közvetítés jobb-e, vagy a felvétel, amit bárki bármikor megtekinthet. Sajnos általános tendencia, hogy egy élő közvetítésre lényegesen kevesebben csatlakoznak rá, mint ahányan egy fizikai eseményre elmennének a regisztrációk arányában. Ezt érdemes az előadókkal is közölni, hozzátéve azt, hogy a felvétel viszont nagyságrendekkel több emberhez jut majd el. Ezért nem számít, ha csak százan néznek egy élő adást – ha a videó kikerül a szervező weboldalára, és néhány évig ott is marad, akkor ezres nagyságrendű nézettséget is generálhat.

Az MPI-nál is úgy vélik, hogy a személyes, fizikai eseményeknél könnyebb nagyobb elköteleződést elérni – mégis muszáj elgondolkozni azon, hogy mivel lehetne ezt kiváltani a digitális rendezvények kapcsán is. Az egyik fontos tényező az idő. Akármilyen izgalmas is a téma, a hallgatóság valójában egyhelyben ülve bámul egy képernyőt, ezért fontos, hogy egy kurzus vagy prezentáció ne tartson tovább egy óránál.

Miközben az előadás folyik, chates beszélgetéssel növelhető a fókusz és tartható fenn a prezentáció interaktív jellege. Az MPI-nál minden előadás esetében kommentálhatják a hallottakat a nézők egy chatablakon keresztül, a bevitt tartalmakat azonban moderátorok figyelik. A moderált kommentek megjelennek a képernyőn, így az előadó is értesül a közönség véleményéről, és a nézők egymással is megoszthatják gondolataikat.

Vannak ennél izgalmasabb módszerek is, amelyek lehetővé teszik a kommunikációt, az egyik ilyen a Pickles megoldása. Lényege, hogy a nézők rajzokkal fejezhetik ki érzelmeiket, így ez kreatívabb formája a véleménynyilvánításnak, mint az egyszerű szöveges üzenetek.

Egy moderátor jelenléte is sokat segíthet az interakcióban. Ha több előadó van a szobában egyszerre, vagy többen csatlakoznak ugyanarra a virtuális előadásra, akkor a moderátor szerepe egyértelmű: bemutatja a felszólalókat és a szponzorokat, kijelöli a témát. Akkor is hozzáadhat a jelenléte az eseményhez, ha az előadó egyedül van – ilyenkor sokat segít, ha felolvassa a chaten érkező kérdéseket és kommenteket, illetve beszélget az előadóval, vagy saját kérdéseivel irányítja a prezentáció menetét.

Bárhogyan is igyekszik azonban egy digitális esemény szervezője, van egy olyan tényező, ami pótolhatatlan – ez pedig a networking. Talán az összes kérdés közül ez az legégetőbb. Hogyan oldható meg a videóközvetítéseket követő, térben egymástól távol lévő emberek összekapcsolása? Meglepő, de az MPI tapasztalatai ezen a téren is pozitívak. Bár azzal ők is egyetértenek, hogy a szemtől szembeni kapcsolatépítést semmi nem válthatja ki, de a digitális térben is nagyon sok lehetőség kínálkozik egymás megismerésére és a kommunikációra.

Tény, hogy az emberek online hajlamosabbak nyitottabban kommunikálni és őszintébben kifejezni véleményüket. Emellett van, amiben még további előnyt is nyújthat a virtuális „konferenciaterem”, mégpedig a könnyű elérhetőséget és az azonnaliságot. Ha egy konferencián szeretnénk valakit megkörnyékezni, akkor egy előadáson, egy teremben kell lennünk vele, majd meg kell találnunk a módját, hogy a közelébe férkőzzünk. Ha olyan emberről van szó, aki esetleg a későbbiekben munkaadónkká válhat, akire felnézünk, akkor még nehezebb dolgunk van, hiszen a megfelelő tartalom mellett magabiztosan is kell kommunikálnunk. Mindezek az online kommunikációban kevésbé jelentenek akadályt, így sokkal könnyebb egyszerűen az őszinte érdeklődéssel és a minőségi hozzászólásokkal kitűnni. Ha pedig felvettük a kapcsolat, és megszereztük az adott személyelérhetőségét, akkor akár személyes találkozóval is folytatódhat az eseménysorozat.